Voor de vensters waarbinnen beheerders onderhoud en wijzigingen kunnen plannen, zie: Jaarplanning onderhoud ICT
Het plannen van onderhoud en wijzigingen kan op: Onderhoudskalender ICT

 

Laden Onderhoud

« Alle Onderhoud

  • Dit Onderhoud is voorbij.

Migratie Archiefmailbox naar Inbox

22 oktober 2016: 08:00 - 29 oktober 2016: 17:00

In het kader van het project Exchange Online (zie https://www1.han.nl/insite/ict/content/Exchange_Online.xml ) zullen op 11 november, van alle HAN-medewerkers de archiefmailbox met de inbox worden samengevoegd. Op Insite ICT staat ter algemene kennisgeving ook een bericht over dit onderwerp.

Het is belangrijk dat je géén wijzigingen aanbrengt in de archiefmailbox tijdens de samenvoeging

Op het moment dat je in de inbox een map ziet verschijnen met de naam ‘Archive Import + de datum/tijdsaanduiding’ is jouw mailbox aan de beurt. De samenvoeging zal gemiddeld 1 à 2 uur duren (bij hele grote archiefmailboxen langer). Het einde van de samenvoeging kun je herkennen aan het feit dat dan jouw archiefmailbox op de oorspronkelijke plek verwijderd is. We adviseren je tijdens de samenvoeging géén aanpassingen te doen in je archiefmailbox. Mocht je dit wel doen dan kan het zijn dat berichten niet verplaatst worden naar je inbox en verloren gaan. Ook de archiefmailboxen en inboxen van gedeelde mailboxen worden op deze manier samengevoegd en daarvoor geldt natuurlijk ook dat je géén aanpassingen moet doen tijdens het samenvoegingsproces.

Verder graag aandacht voor het volgende:

  • De beschikbare ruimte in je inbox wordt automatisch zoveel vergroot als nodig is om je archiefmailbox toe te voegen.
  • De samenvoeging van de archiefmailbox met de inbox heeft verschillende voordelen. Zo kun je de inhoud voortaan ook via je telefoon inzien en is de inhoud ook zichtbaar voor anderen die je gemachtigd hebt voor jouw mailbox. Bovendien zijn méér Outlook functies (bijvoorbeeld Opschonen) beschikbaar. Als de archiefmailbox eenmaal onderdeel is geworden van de Inbox, dan kun je deze daarna hernoemen, verplaatsen of opschonen naar eigen behoefte.
  • De mailbox is géén officieel archief. Het is een plek, waar je voor jezelf mailwisselingen (eventueel met bijlagen) kunt bewaren. Wanneer de inhoud van jouw mail of de bijlagen hierbij informatiewaarde voor de HAN hebben, is het aan te raden deze op een andere plek op te slaan. Zie Insite FAZ voor een overzicht van welke applicaties wél een archieffunctie hebben. Documenten niet langer bewaren dan nodig is (hanteren van bewaartermijnen voor documenten), blijft een onderdeel van het werk van alle HAN medewerkers!

In een later stadium (verwachting december/januari) zal het migreren van de mailbox naar Exchange Online plaatsvinden. Hierover wordt je nader geïnformeerd.

Voor verdere vragen over deze samenvoeging van archiefmailbox en inbox, kun je terecht bij de ServiceDesk.

Met vriendelijke groet,
Het projectteam Exchange Online

Gegevens

Begin:
22 oktober 2016: 08:00
Einde:
29 oktober 2016: 17:00